Vad kännetecknar en lyckad konferens egentligen och varför ska man anordna konferenser? Konferenser är ett mycket bra sätt att nå ut med nödvändig information och ska ge möjlighet till en dialog. Ta en större grupp med mellanchefer som har budgetansvar och större personalgrupper. För att lyckas i sitt ledarskap och kunna hålla sig till budget krävs dels information dels möjlighet att utvecklas som ledare. Det kan ibland vara svårt för ledare att förklara eventuella effektiviseringar. Genom ge dem verktyg så kan de även förklara för sina medarbetare hur och varför.
Små detaljer
När man ska välja plats för en konferens så behöver några saker vara på plats. Ett bra mötesrum är en av detaljerna. Den ska vara tillräckligt stor, bra ventilerad och tekniken ska fungera. Det är otroligt frustrerande om det tar en halvtimme att komma igång och det ger en dålig start. Därför är det bra att vara tydlig med vad som behövs rent teknisk när man beställer konferenslokal. Det är även bra att informera om man vill ha någon speciell möblering. Ska man sitta traditionellt som i skolan eller ska man ha smågrupper? En färdigmöblerad lokal gör allt smidigare.
Det där med fika
Fika och möjlighet till att sträcka på benen är viktigt. Börjar konferensen tidigt på morgonen kan det vara bra att börja med en smörgås och kaffe. Se till att det finns vatten och kaffe tillgängligt hela tiden och gärna lite frukt. Tänk på förmågan att lyssna och ta in dalar efter 45 minuter så försök hålla tal tiderna korta. För att få fram budskapen på ett pedagogiskt sätt så är det bra att inte bara säga varför utan ge verktyg till huret. Hur ska man jobba med den nya informationen? Annars blir det lätt att cheferna helt enkelt säger att ”så här har de där uppe bestämt”.